【摘要】

　　本文從國際標準組織TC171委員會的發展，探討主導該方向的美國在檔案管理典藏技術方面制定的相關法規，並部分譯述美國電子檔案管理辦法，作為檔案人員的參考。

【Abstract】

　　The authors reviewed the development of the ISO/TC171, and the U.S. preservation regulation in the archive management field. The Electronic Records Management was translated for the reference purpose.

關鍵詞：電子檔案管理辦法；檔案法規；資訊生命週期管理

Keywords：Electronic Records Management Regulation；Archives Law ＆ Regulation, Information Life Cycle Management

壹、前言

　　我國有關圖書、文獻、檔案、資訊的最適儲存媒體一直爭論不休，國科會科資中心歷年來以微縮單片散布文獻、以微縮捲片儲存檔案、以網路傳輸摘要與全文，近期更以光碟發行電子書，仍不斷受到質疑，尤其是學術界迄今仍充斥著以光碟取代微縮的謬論。筆者長年以來追蹤國際標準組織ISO/TC171委員會的發展，2001年底驟聞該委員會名稱繼1979年「微縮技術委員會」、1988年「微縮與光碟在文件和影像的記錄、儲存、使用的應用技術委員會」、1994年「文件影像技術委員會」之後，第四次有意變更名稱為「資訊生命週期管理委員會」；這是繼1988年微縮與光碟相輔相成及1994年微縮與光碟影像相互轉換的理論之後，另一新境界的探討，有意了解此一領域的專家學者，須研究主導該委員會的美國所頒布的相關法規其內容與架構為何？是否值得參考？

　　資訊生命週期管理是指用於將圖書、文獻、檔案、資訊中之資料、文件或圖像，依據程序、標準與法規予以建檔、儲存、應用、檢索、典藏或清理之行為，其標的包括紙本、微縮、光碟與磁帶。美國國家媒體實驗室公布的研究報告中，將生命週期分為安全、風險與終止三級，以各種媒體中最優質者而言，紙本與微縮的安全期同為100年，光碟中的CD-ROM、WORM為五年，CD-R與MO為兩年，磁碟皆為二至五年。

　　本文譯述美國電子檔案管理辦法全文，深切體驗到我國研究人員亟須將技術層面昇華至法規與生命週期方面。經分析ISO/TC171委員會已制定的79個國際標準中有57個以微縮技術(Micrographic)命名，15個以電子或文件影像(Electronic/Document Image)命名，美國國家檔案暨文件管理局的典藏技術法規也區分為Micrographic Records Management 和 Electronic Records Management兩大體系，此一趨勢已越來越明確。長期保存和上載網路的功能將依媒體的特性選擇最適媒體，紙本、微縮、電子三方面的轉換，電子與電子之間的轉置，甚至於兩種或三種以上媒體的併存將無法避免，圖書、文獻、檔案或資訊的專家將不再僅能憑藉一技之長即能施展抱負了。

貳、美國電子檔案管理辦法

第一章　總則

第一條　適用範圍
　　本辦法適用於電子檔案的建檔、維護、應用與清理。電子檔案是指可記錄於任何電腦可讀取的媒體並符合檔案定義的數字、圖檔與文字。此一定義包括但不限於磁性媒體(如磁帶、磁碟)與光碟。除非另有規定，此一規定適用於所有的資訊系統，不論微電腦、迷你電腦或網域電腦均屬之，而與其儲存媒體為網路或工作站無關，本辦法亦適用於由個人使用電子郵件所完成的聯邦檔案之建置、維護、應用與清理。

第二條　定義
　　檔案管理基本詞彙的定義見36 CFR 1220.14與36 CFR 1234。

1. 資料庫：至少包括一個資料檔的資料集，須有充分的建置目的。
2. 資料庫管理系統：用於查詢與檢索資料庫中資料的軟體系統。
3. 資料檔：由嚴謹的描述形式與格式組成的數字、文字或圖檔。
4. 電子資訊系統：提供查詢電腦化聯邦檔案與其他資訊的系統。
5. 電子郵件系統：使用於建置、接收、傳輸訊息與文件的電腦，此一定義不包括檔案傳輸後的利用（使用者間均有傳輸檔案的軟體但並不保存傳輸的資料）；資料系統中不論是個人電腦或網域電腦，用於蒐集與處理資料使成為資料檔或資料庫者亦屬之，不含經由電子郵件傳輸系統傳入的文字處理文件。
6. 電子郵件訊息：以電子郵件系統建置或接收的文件，包括簡訊、一般文件、附件等，如可供傳輸訊息的文字檔與其他電子文件。
7. 電子檔案：任何電腦能夠處理的資訊，其定義須符合44 U.S.C. 3301的規定。
8. 電子檔案保存系統：蒐集、組成、編製各種檔案並提供典藏、檢索、利用與清理的電子系統。
9. 文字檔：小型或表格式的文件，如一般的信函、備忘錄、報告。
10. 傳輸與接收的資料：

• 傳輸的資料：電子郵件系統中，有關送件人、電子信箱、日期、時間的訊息。
• 接收的資料：電子郵件系統中，有關訊息接收與回執的時間與信箱位址。

第二章　程序規範

第十條　機關職責
　　各機關首長須確保電子檔案的管理應依下列相關規定辦理：

1. 核定全機關各種電子檔案建置、接收、維護、應用的發展與施行，並將相關人員的姓名、職銜與權責函送the National Archives and Records Administration(以下簡稱NARA), Modern Records Program (NWM), 8601 Adelphi Rd., College Park, MD 20740-6001暨General Services Administration, Office of Government Policy (MKB), Washington, DC 20505。
2. 整合機關中電子檔案與其他檔案的資訊資源管理程序。
3. 配合機關的任務，結合電子檔案管理的目標、權責，並適當地散布於機關內。
4. 在核示新的電子資訊系統或強化現有系統之前，建立指定的檔案管理所需的程序，包括保存規定與清理。
5. 確保機關檔案保存系統中有關電子郵件系統的使用者在檔案保存的技術、區隔聯邦檔案和非檔案資料、判定聯邦檔案的程序、移除或複製檔案等方面均得以獲得適當的訓練。
6. 確保電子資訊系統的使用者在設備的操作、維護、處理以及系統軟體和媒體應用方面可獲得適當的訓練。
7. 發展並維護整體電子資訊系統的更新作業，使適用於：閱讀或處理檔案的技術特性需求、辨識系統的輸入與輸出、設定文件與檔案的內容、查詢與使用的權限、了解系統的目的與功能、描述更新機制或系統匯入資訊的條件與規則、修正或刪除資訊，並確保依規定時間辦理檔案的清理。
8. 依作業與保存規定詳述電子檔案的位置、狀態與媒體，並維護電子資訊系統的目錄使易於清理。
9. 確實遵照經NARA核定的檔案清理年限對照表並依法規執行。
10. 詳述國家安全機密、敏感性、智財權、個人隱私法中有關檔案電子化儲存與應用的管制方法。
11. 建立委外建置或維護的程序，使適用於本辦法所規定電子檔案的管理程序。
12. 確保遵照各政府機關的政策、程序與標準，例如：Office of Management and Budget、the General Accounting Office、the General Services Administration, the National Archives and Records Administration, 與 the National Institute of Standard and Technology.
13. 定期評估電子資訊系統確實依照機關已建立的程序、標準與政策，使符合44U.S.C.3506定期評估的規定。該項評估須判定檔案是否能被完全辨識與描述，保存期限與延長期限是否反映現有資訊的內容與應用，如果不是，或已實質的影響到系統的結構、設計、代碼、目的或應用，應檢附檔案清理請示單(SF 115)函送NARA。

第三章　電子檔案建置、應用、典藏與清理的標準

第二十條　資料文件的建置與應用

　一、電子資訊系統中有關資料的產出、利用或儲存資料文件、清理說明諸項，應與系統的設計相結合。

　二、各機關應維持電子資訊系統中資料產出、利用或儲存的適當性與技術的更新，系統中最小的文件處理均須妥予描述，如檔案的外形與技術特性，包括每一檔案中各個欄位的描述：含名稱、長度、開始處或相關位址、資料形式的描述（如字母、小數、指數或數字），或資料詞庫或結合資料庫管理系統的同質性資訊，包括資料庫中資料間相關的描述；以及其他須用於讀取或處理檔案的技術資訊。

第二十二條　文字檔的建置與應用

　一、將官方文件複製成文字檔而存於電子媒體的電子保存系統至少應依下列規定辦理：

1. 對系統的被授權使用者提供檢索文件的方法，如索引法或內文查詢的系統。
2. 提供適當的安全層級以確保文件的完整性。
3. 提供標準的交換格式，使機關中的電腦使用不同的軟體或作業系統時，得以將紙本文件轉換於電子媒體中，且能將電子媒體中的文件在不同的系統間轉置或搬移。
4. 提供文件的清理功能，必要時包括依規定將永久檔移轉NARA(見36 CFR 1228.270)。

　二、官方文件複製於電子媒體並建置於電子保存系統以前，應確保每一文件均能提供被授權的人員檢索、維護並執行系統中文件的移轉。電子媒體中每一文件的適當辨識資訊包括：單位名稱、文件編號、檢索用的關鍵詞、位址(如果有)、承辦人、創稿人、日期、授權清理文號、機密等級。各機關應確保該系統中的檔案須與紙本、微縮或其他媒體相聯結。

第二十四條　電子郵件檔案管理標準
　　各機關對於電子郵件系統中建置或接收的管理，應依據本辦法有關文件的適用性、檔案保存規定、機關檔案管理的責任與檔案移轉(36 CFR 1220.1222.1228)規定辦理。

　一、各機關電子郵件訊息的辨識與典藏的說明中，應標示下列電子郵件的特性：

1. 每一電子郵件檔案的部分傳輸資料(送出訊息的收件人、電子信箱與日期)須妥為典藏，使訊息的關聯性得被解讀，各機關應判定其他的傳輸資料是否也有關聯。
2. 各機關使用電子郵件系統時，若以通訊錄中的代碼或暱稱或信箱辨識使用人，應指導同仁如何將姓名保留在通訊錄中，以確保檔案中的送件人與電子信箱得以辨認。
3. 各機關使用電子郵件系統時，若允許使用者於收件後得有謝函或收據，以表示訊息已送達信箱或各個位址，若為開放性訊息則應對電子郵件的使用者特別聲明，上述收據或謝函的保存目的與如何典藏方法。
4. 各機關若可查詢外部的電子郵件系統，須確保聯邦檔案送達或接收後會被存放於適當的檔案保存系統中，該項合理的步驟也使得資料的傳輸與接收得以符合機關的需求。
5. 部分電子郵件系統對使用者提供行事曆與工作表單，此一功能符合機關檔案的定義，符合檔案管理定義的行事曆須依據General Records Schedule 23，Item 5的規定納入管理。
6. 電子郵件系統中傳閱的創稿文件，若符合36 CFR 1222.34的特殊規定，亦可予以歸檔。

　二、各機關發展電子郵件檔案保存系統時應考慮下列的評估事項：

1. 涵蓋電子郵件訊息的檔案保存系統應：
   (1)依據業務目的的性質將相關檔案置入同一類。
   (2)允許個別檔案與文件或其他相關檔案簡易與時間性的檢索。
   (3)依NARA核定的延長期限將檔案保留在勘用狀態。
   (4)有業務需要的個人得以查詢系統中的資料。
   (5)機關指定應典藏之傳輸與接收的資料。
   (6)永久檔得以移轉NARA(見36 CFR 1228.270與36 CFR 1234.32(a))。
2. 除非系統具有本條第二項第一款的特性，各機關不應將聯邦檔案的電子郵件訊息只存於電子郵件系統中，若電子郵件系統並非為檔案保存系統而設計，各機關應對同仁說明如何將電子郵件系統中的機關檔案複製到檔案保存系統中。

　三、除非系統符合本條第二項第一款的特性，各機關維護其電子郵件系統時應將之搬移或複製至另一電子檔案保存系統。若不符合本條第二條第一款的特性，磁帶備份將不適用於檔案保存之目的。各機關得依據36 CFR 1234.30(a)的規定將電子郵件系統的檔案保留在離線的電子儲存格式中(如光碟或磁帶)，各機關保留永久性電子郵件檔案以備移轉至國家檔案館時，不僅應依36 CFR 1228.270的規定格式存放於一種媒體，且須具備保存期限內得以依規定格式轉置至其他媒體的能力。

　四、各機關以紙本為其檔案保存系統時，應將其電子郵件檔案相關的傳輸與接收資料印出。

第二十六條　電子檔案的司法途徑
　　電子檔案若可採信，得為法院在訴訟程序中認可之證據(聯邦證據規則803(8))，唯須在保留檔案系統作業的文件處理過程中嚴加管控，各機關應執行下列的程序以強化電子檔案的法律效力。

　一、同質性檔案文件的電子化產出與儲存，均依同一程序建置，且有標準化的檢索步驟。

　二、確保安全程序以避免不當的檔案增加、修飾與刪除，並保護系統使不致於因電力中斷而引發上述的問題。

　三、保存檔案的電子媒體，其生命週期的全程須較原檔案的保存期限為長，原檔案且經NARA核定清理。

　四、上述程序須與法律顧問、資深的資訊資源管理人員與檔案管理人員研商。

第二十八條　電子檔案的安全性
　　各機關應執行與維護檔案安全計畫的有效性並與下列各項結合：

　一、確保只有經授權的使用者可以查詢電子檔案。
　二、提供全部檔案的備份以避免資料遺失。
　三、確保機關中的人員均經過敏感性與機密性電子檔案的安檢訓練。
　四、將電子檔案未經授權而被竄改或刪除的風險降到最低。
　五、確保電子檔案的安全性包含於依據1987年電腦安全法規範的（40U.S.C.759註）電腦系統安全計畫之中。

第三十條　電子檔案儲存媒體的選擇與維護

　一、各機關應依據下列規定選擇適當的媒體與系統以全程儲存機關檔案：

1. 允許特定時段的簡易檢索。
2. 易於區隔檔案與非檔案資料。
3. 保留檔案於可用的狀態直至授權清理日。
4. 媒體中若包括永久檔卻不符合36 CFR 1228.270永久檔移轉NARA的規定時，須允許該永久檔得移轉至其他符合規定的媒體。

　二、選擇儲存媒體或自某一媒體轉置至另一媒體時應考慮下列要項：

1. 判定保存期限時檔案被授權的期限。
2. 保留檔案時必要的維護工作。
3. 檔案儲存與檢索的經費。
4. 檔案的量。
5. 檢索檔案的時間。
6. 媒體的可攜式（如選擇的媒體可安裝於各種廠牌的設備）及資訊自某一媒體轉換至另一媒體的能力（如從光碟轉至磁帶）。
7. 媒體須符合聯邦資訊現行處理標準。

　三、各機關應避免以磁片儲存長期檔案或清理中電子檔案。

　四、各機關應確保依外部程序建置或採用時，經授權的使用者可辨識並檢索儲存於磁碟、可移式磁片或磁帶中的資訊。

　五、各機關應確保資訊不因技術的改變，或將轉置的儲存媒體匯入現有軟硬體時遺失，轉置至其他媒體前，各機關應確定經授權清理的電子檔案得在轉置後順利執行。

　六、各機關應依例行程序製作電子檔案的備份以避免因設備或人為的疏失導致資訊遺失，永久性或清理中檔案的複製應保存於儲存區中，而與已複製的檔案妥為區隔。

　七、電腦磁帶的維護

1. 各機關至少每六個月應測試儲存清理中或有意延長為永久性的電腦磁帶，此一測試應證明磁帶並無永久性的錯誤，且符合National Institute of Standard and Technology 的標準或其他工業標準。
2. 各機關永久性或清理中電腦磁帶的儲存與測試區域的環境，應參照下列的溫濕度：
   恆溫……華氏62至68度(攝氏17-20度)
   恆濕……相對濕度35%至45%
3. 各機關每年均應瀏覽所有永久性與清理中檔案磁帶的統計樣本，以了解資料的遺失並予修護，庫存1800捲以下應抽驗20%或50捲以上的樣本，庫存1800捲以上，應抽驗384捲以上的樣本，當有10處以上的錯誤時應予重製，遺失的資料應予重新儲存。可能有相同情況的磁帶(如品質不良、高使用率、環境欠佳、處理不當)亦應予適當地瀏覽與修護。
4. 各機關保存永久性或清理中資料的磁帶應不逾10年。
5. 每一捲用於儲存永久性或清理中電子檔案磁帶的外部標籤(或同等的自動磁帶管理系統)均應有統一的標示，包括機關名稱、承辦單位、系統名稱、機密等級。存檔文件若只是磁帶中的一部分，下列資訊應存入(非附加)於儲存永久性或清理中電子檔案的每一磁帶中：檔案名稱、建置日期、起迄日期、檔案數量、內部標籤類型、同批數量(若有)、磁軌數、代碼或軟體的特性、磁區大小的資訊、磁帶的流水號。文件的編碼資料可包括檔案格式與檔案長度，資料組可給予名稱與流水號，每一資料組的檔案亦可給予名稱。
6. 各機關應禁止在永久性或清理中檔案的磁帶庫房與測試或評鑑區抽菸與飲食。

　八、隨機存取記憶體的維護

1. 各機關應告示原廠推薦該隨機存取記憶體的操作程序與處理模式。
2. 持續或定期儲存永久性或清理中檔案的磁碟或可移式磁片的外部標示應包括下列的資訊：機關名稱、承辦單位、內容的名稱、建置日期、機密等級、使用的軟硬體。

第三十二條　電子檔案的保存與清理
　　各機關應依政府的保存需要建立並確保電子檔案及其文件處理的政策與程序，此一保存程序的規定如下：

　一、依據General Records Schedules(特別是GRS 20或GRS 23部分)訂定電子檔案及其相關的文件處理與索引的清理期限，並檢附檔案清理請示單（SF 115）函送NARA。電子資訊系統中資訊(包括委外部分)保存期限的訂定越快越好，最遲不超過自系統運作起一年。

　二、依據36 CFR 1228.270的說明，將電子檔案及其相關文件處理與索引之複製品，在指定的清理期限內移轉至NARA，在機關與國家檔案暨文件管理局都方便的情形下，此一移轉得予提早作業。

　三、建立再複製、再格式化及其他必須維護的例行程序，以確保電子檔案在其生命週期內的可用性(見36 CFR 1234.28)。

　四、電子郵件系統不可在未經NARA(44 U.S.C. 3303a)授權清理之前被刪除或清理，此一規定適用於經由電子郵件系統送出或接收而移轉至檔案保存系統的檔案原始版本，見36 CFR 1228 檔案清理規定。

1. 電子郵件系統中檔案的清理：當機關對檔案保存系統中保存的檔案已採取必要的步驟，使用者螢幕上或信箱中的版本已不再有續存的價值。因此，NARA授權當經由適當傳輸的資料檔案已妥善典藏於檔案保存系統，依據General Records Schedule 20,Item 14的規定，電子郵件系統中的檔案版本得予刪除。
2. 檔案保存系統中的檔案：電子郵件檔案已被移轉至適當的檔案保存系統，且其清理工作已由檔案保存期限對照表予以管制或由系統控制，若該系統並未訂定保存期限，應依36 CFR 1228的程序辦理。

第三十四條　電子檔案的銷毀
　　電子檔案只有根據美國檔案管理局局長已核定的檔案清理期限表(包括General Records Schedules)才可被銷毀，每一機關至少須確保：

　一、電子檔案的銷毀期限的訂定是為了保護敏感性、財產權或國家安全資訊。

　二、電子檔案媒體先前用於保存敏感性、財產權或國家安全資訊，唯未被再使用，該資訊若被再使用可能造成其他的傷害。

　三、各機關應建立並執行個人產出之電子郵件的銷毀程序。

參、結語

　　國際標準組織ISO TC/171委員會的動作已明確指出儲存媒體的方向，轉換與轉置的技術將是檔案管理人員必將面對的新挑戰；我國各機關都設置資訊單位，磁性與光學媒體的奧援不虞匱乏，唯獨檔案長期保存的技術一直被忽略，今後宜與國際組織及先進國家同步重視此一課題。

　　電子檔案的法律效力，美國採取極為保守的措施，無論是磁片、磁碟、磁帶或光碟，有關建檔、維護、應用與清理的程序，都巨細糜遺的予以規範，對應我國的檔案法規體系，確實值得斟酌。

【參考文獻】

• Center for Electronic Records, NARA, Electronic Records Information for Archives, Records Managers and IRM Personnel, 2001.
• http://www.iso.ch/
• NARA Regulations: 36 CFR 1234, May 16, 2001.
• 王淑貞，「微縮技術在博士論文電子檔案中的應用」，二○○○年海峽兩岸檔案暨微縮學術交流會論文集（民國89年），頁69-77。
• 邱炯友，檔案電子儲存管理辦法之研究，國家檔案局籌備處編印（委託研究報告RDEC-NA-089-048），民國89年。